El momento de entrega es anterior a la salida
La aplicación debe transformar los datos conocidos en un fichero electrónico antes del inicio efectivo del servicio y registrar su fecha y hora de creación. Una vez generado, hay que entregar una copia al conductor también antes de ese inicio. Dejarla simplemente en el panel de la empresa no demuestra que llegue a quien lleva el vehículo. La Orden FOM/2861/2012 atribuye al transportista efectivo la obligación de llevar el documento de control a bordo.
Un proceso sencillo separa tres hechos: PDF generado, copia puesta a disposición y copia recibida por el conductor. El último puede verificarse mediante una confirmación operativa o una comprobación acordada por la empresa, sin inventar una obligación legal de acuse electrónico específico. Si cambia la asignación de conductor o vehículo antes de salir, hay que revisar los datos y repetir la entrega que corresponda.
- Crear el PDF cuando los datos exigidos sean conocidos.
- Registrar la hora de generación anterior al inicio.
- Identificar al conductor y vehículo asignados.
- Comprobar que recibe la copia de la expedición correcta.
Móvil y papel son dos formas permitidas
La Resolución admite una copia electrónica que el conductor pueda mostrar en un dispositivo móvil o una copia impresa. Ambas deben contener el código QR que conduce a la URL específica del documento. El QR también puede facilitarse como fichero independiente. La decisión práctica depende del equipo disponible, de la conectividad y de cómo se organiza la empresa; la norma no obliga al conductor a usar una aplicación concreta.
En el móvil, comprueba que el PDF se abre sin depender de una sesión de oficina que pueda caducar durante el trayecto. En papel, revisa que el texto y el QR sean legibles tras imprimirlos en condiciones habituales. Un pantallazo de un QR suelto puede servir para mostrar el código, pero conviene entregar también la copia del documento porque es el soporte que la Resolución ordena facilitar antes de la salida.
- PDF electrónico accesible en el dispositivo asignado.
- Impresión completa y legible si se usa papel.
- QR presente en las dos modalidades.
- Código independiente como apoyo, sin perder el documento.
Comprueba que el QR abre el PDF correcto
La URL del QR debe ser única para cada fichero y utilizar HTTPS con TLS 1.2 o superior. Durante el servicio debe permitir a los agentes descargar directamente el PDF almacenado, sin credenciales, botones ni otra interacción manual. Antes de entregar la copia, escanea el QR desde un dispositivo sin sesión en el panel y compara referencia, cargador, transportista, origen y destino con la orden de transporte.
La prueba no se limita a ver una página con la marca. El resultado válido para la consulta de carretera es la descarga directa del PDF. Un enlace opaco o con token puede proteger la dirección, pero no debe caducar antes de finalizar el servicio. El operador también debe impedir que el QR de otra expedición se reutilice por error al duplicar una plantilla o reenviar un mensaje antiguo.
- URL única y vinculada a una sola versión del fichero.
- Descarga directa sin iniciar sesión.
- Datos del PDF contrastados con la expedición.
- Vigencia suficiente hasta terminar el servicio.
Qué muestra el conductor durante una inspección
Cuando el personal de inspección o los agentes de vigilancia lo soliciten, el conductor puede presentar el DeCA con su QR o únicamente el QR. El agente usa la dirección para obtener el fichero electrónico. Por eso la copia visible, el código y el repositorio deben referirse a la misma versión. Una carpeta compartida con muchos documentos no sustituye la URL específica.
La empresa debe ensayar este recorrido de extremo a extremo con datos de prueba: localizar la copia en el teléfono o papel, mostrar el QR, escanearlo y descargar el fichero. Si falla el móvil, conviene tener un procedimiento de contingencia y una copia disponible según las posibilidades reales del servicio. No se debe afirmar que una foto, un mensaje de WhatsApp aceptado por el proveedor o un correo enviado prueban por sí solos la recepción efectiva del conductor.
- El conductor sabe dónde está su copia.
- QR visible sin buscar credenciales.
- Repositorio disponible mientras dura el transporte.
- Prueba periódica desde fuera de la red de oficina.
Actualiza la copia cuando cambia el transporte
Durante el servicio pueden cambiar la matrícula, la carga u otros datos. La Resolución contempla modificar el PDF existente conservando los datos anteriores, señalando que ya no son válidos y explicando el motivo, o generar un PDF nuevo con otra URL y otro QR, conservando el original. En ambos supuestos hay que hacer llegar al conductor el PDF modificado o nuevo. El papel anotado a mano no cuenta como modificación válida del DeCA.
Para evitar confusión, indica de forma visible cuál es la versión vigente y cuándo se entregó. Si se genera otro fichero, desactiva o etiqueta el uso operativo de la copia anterior sin perder la trazabilidad exigida. El conductor debe sustituir el archivo o la impresión de trabajo; un enlace antiguo en un chat puede llevar a la versión equivocada. La decisión técnica entre los dos métodos requiere comprobar el flujo real de PDF y archivo.
- Motivo y fecha de cada cambio registrados.
- Versión anterior conservada para trazabilidad.
- Nuevo QR comunicado cuando cambia la URL.
- Conductor informado y copia de trabajo actualizada.
Define quién responde y qué evidencia guardar
La Orden FOM/2861/2012 obliga al cargador contractual y al transportista efectivo a formalizar el documento; el segundo debe llevarlo a bordo. La misma orden distribuye la responsabilidad por la exactitud de los datos según el grupo de campos. Un sistema de avisos no traslada automáticamente esas responsabilidades a un proveedor de software ni al conductor.
Guarda la referencia del PDF, su versión, fecha de creación, canal de entrega, destinatario operativo y resultado conocido. Distingue enviado, aceptado por un servicio externo, descargado y confirmado por la persona: son evidencias distintas. No incluyas el token completo de acceso en logs o alertas. Conserva una copia del documento al menos un año, según la orden, con acceso restringido cuando termine la necesidad de consulta por QR.
- Estado de entrega descrito con precisión.
- Responsable de corregir datos identificado.
- Registro de versión sin exponer credenciales del QR.
- Archivo y restauración sujetos al plazo aplicable.
Prueba la entrega antes de desplegarla a toda la flota
Un piloto útil incluye un conductor con móvil, otro con copia impresa, un cambio de vehículo y una rectificación durante el viaje. Verifica el tiempo de generación, la entrega previa, la lectura del QR y la descarga desde una red móvil. Pregunta al conductor si puede encontrar la versión vigente sin llamar a administración. Documenta los fallos y repite la prueba después de modificar plantillas, ERP, TMS o mensajería.
DecaGestion puede preparar PDF, QR, avisos e historial, pero la disponibilidad del canal y la recepción en el dispositivo necesitan comprobación real. Los sistemas personalizados pueden cambiar campos, asignaciones o estados y requieren revisar ejemplos antes de cotizar la integración. Esta guía trata el flujo general del transporte público de mercancías sujeto al documento de control; un caso especial o una finalidad contractual adicional debe revisarse por separado.
- Casos sintéticos positivos y de fallo.
- Canal alternativo definido por la empresa.
- Responsable de incidencias durante el servicio.
- Alcance de integración revisado con datos reales de proceso.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo debe recibir el conductor el DeCA?
Después de generar el fichero y siempre antes del inicio efectivo del servicio. La copia debe permitirle llevar el documento a bordo durante el transporte.
¿Puede llevar el DeCA solo en el móvil?
Sí. La Resolución admite copia electrónica en un dispositivo móvil o copia impresa. En ambos casos la copia debe incluir el QR.
¿Basta con que WhatsApp acepte el envío?
La aceptación de un proveedor indica un estado técnico del envío, pero no demuestra por sí sola que el conductor recibió y pudo abrir la copia correcta. Conviene comprobarlo operativamente.
¿Qué pasa si cambia la matrícula durante el viaje?
Hay que modificar el PDF con trazabilidad o generar uno nuevo con otra URL y QR; en ambos casos el documento actualizado debe llegar al conductor. Una anotación manuscrita en papel no modifica el DeCA.
Fuentes oficiales y técnicas
- BOE — Resolución de 5 de junio de 2026: copia del DeCA para el conductor
- BOE — Orden FOM/2861/2012 consolidada: ejemplares y documento a bordo
Fuentes consultadas o verificadas el 6 de octubre de 2026. Verifica siempre la versión consolidada y su aplicación a tu caso.