Define primero qué es cada envío
La Ley 15/2009 considera envío o remesa la mercancía entregada simultáneamente por el cargador al porteador para transportarla a un único destinatario, desde un único lugar de carga hasta un único lugar de destino. Una ruta con tres entregas puede contener varios envíos aunque viaje en el mismo vehículo. Tampoco deben confundirse los bultos, que son las unidades materiales de carga, con los envíos que forman la operación contractual.
Esta distinción permite decidir qué debe repetirse dentro del documento agrupado. Cada envío conserva su origen, destino, naturaleza y peso, además de cualquier otro dato que cambie. La agrupación es una forma de presentar varios servicios en un fichero; no elimina la identidad de cada uno ni permite sumar toda la mercancía en una única línea sin relación con sus puntos de carga y entrega.
- Asigna un identificador estable a cada envío antes de generar el PDF.
- Relaciona bultos y referencias comerciales con el envío correcto.
- Separa lugares de carga y destino aunque compartan vehículo o ruta.
- Evita usar como identificador una posición que pueda cambiar.
Comprueba los dos sujetos que permiten agrupar
Para transporte público de mercancías, la Resolución permite agrupar cuando el cargador contractual y el transportista efectivo son los mismos en todos los envíos. Ambos conceptos tienen un significado concreto en la Orden FOM/2861/2012. El cargador contractual es quien contrata directamente con el transportista efectivo; este último es el titular de la autorización bajo la que se realiza materialmente el transporte.
Una coincidencia de marcas o grupos empresariales no basta. Si cambia el NIF del cargador contractual, interviene otro operador como contratante o se asigna parte de la ruta a otro transportista efectivo, la condición común deja de cumplirse. El sistema debe comparar identificadores jurídicos normalizados y bloquear la agrupación cuando no sean iguales, dejando una explicación visible para que el usuario cree documentos separados.
- Mismo cargador contractual en todos los envíos.
- Mismo transportista efectivo en todos los envíos.
- Identidad contrastada con los datos reales del contrato y la autorización.
- Separación automática si cambia cualquiera de los dos sujetos.
Muestra los datos esenciales dentro de cada bloque
La Resolución exige identificar claramente por envío el lugar de origen y destino y la naturaleza y el peso de la mercancía. Si otros datos asociados difieren, también deben mostrarse de manera clara en el envío correspondiente. Esto afecta, por ejemplo, a fechas, matrículas, autorización especial u observaciones cuando no sean comunes a todos los servicios agrupados.
Una cabecera común puede contener los sujetos que no cambian. Después, cada bloque debe empezar con su identificador y reunir los datos que permiten entenderlo sin buscar correspondencias ambiguas en otra página. Si un valor es común, la plantilla puede indicarlo una vez, pero debe quedar inequívoco que se aplica a todos. Los totales pueden ayudar a revisar, aunque no sustituyen el detalle individual.
- Origen y destino completos por envío.
- Naturaleza y peso o magnitud admitida por envío.
- Matrícula, fecha, autorización y observaciones donde correspondan.
- Totales calculados a partir del detalle y nunca usados para ocultarlo.
No conviertas la lista en una ruta inventada
La secuencia de envíos mostrada en el DeCA no supone un orden de ejecución. Que el PDF enumere A, B y C no acredita que el vehículo deba visitar esos puntos en ese orden. Una aplicación puede ordenar por identificador, cliente o carga para facilitar la lectura, pero no debe presentar esa posición como seguimiento GPS ni como ruta realizada si no dispone de eventos que lo demuestren.
Si la organización necesita una hoja de ruta operativa, conviene mantenerla como información relacionada y actualizarla según su propia fuente. El DeCA puede incluir orígenes y destinos, mientras que los eventos del TMS registran planificación, llegada o entrega. Mezclar ambos conceptos genera errores cuando cambia la ruta, se reordena una descarga o un servicio se ejecuta otro día.
- Etiqueta la lista como relación de envíos, no como secuencia de paradas.
- Guarda los eventos operativos fuera de los campos normativos.
- No deduzcas ubicación en tiempo real a partir del orden del PDF.
- Relaciona cada entrega con su envío mediante el identificador estable.
Genera el fichero antes de que empiece el servicio
Los datos deben transformarse en un fichero electrónico cuando sean conocidos y siempre antes del inicio efectivo del servicio. La aplicación registra la fecha y hora de creación. Si parte de los envíos todavía no está confirmada, agruparlos por previsión puede producir un documento que no refleja la operación real. En ese caso es más seguro generar documentos separados o esperar hasta disponer de la información exigible sin retrasar la salida.
El PDF debe ser nativo digital, legible y no superar cinco megabytes. Incluye un QR con la URL única del documento. El conductor recibe una copia electrónica o impresa, o el QR independiente, antes de iniciar el servicio. La URL debe permitir la descarga directa del PDF durante el transporte sin exigir credenciales, botones ni pasos manuales que impidan la consulta en carretera.
- Fecha y hora de creación guardadas como metadatos del PDF.
- Datos completos de todos los envíos incluidos antes de la salida.
- QR probado desde un móvil sin sesión iniciada.
- Copia correcta entregada al conductor.
Trata cada cambio como una decisión de trazabilidad
Durante el servicio puede cambiar un vehículo, un peso o un destino. La Resolución contempla modificar el PDF existente conservando los valores anteriores marcados como no válidos y el motivo, o generar un PDF nuevo con nueva URL y QR conservando el original. En ambos métodos hay que hacer llegar la versión resultante al conductor.
En un documento agrupado, una corrección de un envío no debe borrar ni reescribir silenciosamente los demás. Registra qué bloque cambió, quién autorizó la modificación, cuándo ocurrió y qué versión consultó el conductor. Si la rectificación rompe la condición común, por ejemplo porque cambia el transportista efectivo solo para un envío, hace falta revisar la agrupación y separar la documentación que corresponda.
- Motivo y responsable de cada modificación.
- Datos anteriores conservados cuando se actualiza el mismo PDF.
- PDF original preservado cuando se genera uno nuevo.
- Nueva copia o QR comunicado al conductor tras el cambio.
Conserva la identidad individual aunque compartan PDF
La Orden establece tantos documentos de control como envíos resulten de un contrato continuado. La posibilidad posterior de consignar varios servicios en un mismo fichero no debe interpretarse como permiso para perder esa individualización. El sistema puede usar una entidad por envío y una versión de PDF que agrupa varios, manteniendo relaciones auditables entre ambos niveles.
El cargador contractual y el transportista efectivo deben conservar los ficheros durante al menos un año. Si uno los genera, basta con que el otro pueda descargarlos durante ese plazo. Además del PDF, conviene conservar el índice de envíos, los metadatos de creación y modificación y la prueba de qué versión contiene cada operación. Un enlace operativo que se desactive después del servicio no sustituye el archivo de conservación.
- Registro individual por envío y relación con el PDF agrupado.
- Historial de versiones que indique qué envíos contiene cada una.
- Copia descargable durante el plazo de conservación aplicable.
- Restauración probada sin depender de la URL temporal de carretera.
Prueba los límites antes de automatizar la agrupación
Una prueba útil incluye dos envíos válidos con los mismos sujetos, otro con cargador diferente, un cambio de transportista, destinos repetidos, pesos parciales y una rectificación durante la ruta. Comprueba que las operaciones incompatibles se separan, que el PDF mantiene el detalle y que el QR descarga exactamente la versión que porta el conductor.
Esta guía cubre el marco general español citado. Transporte internacional, mercancías peligrosas, residuos, animales u otras mercancías reguladas pueden exigir documentación y reglas adicionales. DecaGestion puede aplicar validaciones configuradas, pero no determina automáticamente la norma especial ni sustituye la revisión jurídica u operativa. Los ERP o TMS modificados necesitan analizar campos, roles y eventos antes de cotizar una integración.
- Casos positivos y negativos documentados con datos sintéticos.
- Bloqueos ejecutados en servidor y no solo en la interfaz.
- PDF, QR, URL, historial y recuperación incluidos en la aceptación.
- Alcance especial revisado por personal competente antes de producción.
Preguntas frecuentes
¿Puedo incluir varios envíos en un único DeCA?
Sí, cuando el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos en todos y cada envío quede claramente identificado con su origen, destino, naturaleza, peso y demás datos que difieran.
¿El orden de los envíos en el PDF fija la ruta?
No. La Resolución indica expresamente que la secuencia mostrada no supone un orden de ejecución. La planificación y los eventos de ruta deben gestionarse como información operativa diferenciada.
¿Qué ocurre si cambia el transportista efectivo de un envío?
La condición común necesaria para agrupar deja de cumplirse para ese envío. Hay que revisar la documentación, separar lo que corresponda y aplicar las reglas de modificación y trazabilidad.
¿Un contrato de transporte continuado permite un solo registro para todo el mes?
No debe borrar la individualidad de las operaciones. La Orden exige tantos documentos de control como envíos, y la Ley 15/2009 utiliza el contrato continuado como marco para los envíos sucesivos.
Fuentes oficiales y técnicas
- BOE — Resolución de 5 de junio de 2026 sobre sistemas y documentos DeCA
- BOE — Orden FOM/2861/2012 consolidada sobre documento de control
- BOE — Ley 15/2009 consolidada del contrato de transporte terrestre de mercancías
Fuentes consultadas o verificadas el 27 de septiembre de 2026. Verifica siempre la versión consolidada y su aplicación a tu caso.