Campos obligatorios del DeCA: guía práctica para 2026

Antes de revisar campos, confirma que la operación está incluida

La lista de datos no debe aplicarse de forma aislada. La Orden FOM/2861/2012 regula el documento de control para cada envío en que se materializa un contrato de transporte público de mercancías por carretera. Su artículo 2 recoge exenciones, entre ellas determinados transportes que no necesitan título habilitante, mudanzas, traslado de vehículos accidentados o averiados en vehículos especiales y ciertos servicios de paquetería.

Una carta de porte u otro documento ajustado a la normativa nacional, europea o internacional puede servir como documento de control si incorpora todos los datos del artículo 6. Por eso, antes de añadir otra plantilla, conviene revisar el tipo de servicio, el documento que ya utiliza la empresa y si identifica de forma expresa a las figuras obligadas. Esta comprobación de ámbito requiere criterio jurídico cuando existan dudas o una operación especial.

• Identifica si se trata de transporte público de mercancías y si existe una exención aplicable.
• Relaciona un documento de control con cada envío, también en contratos continuados.
• Comprueba si otro documento ya contiene todos los datos esenciales antes de duplicar trabajo.

Datos del cargador, transportista y recorrido

El primer bloque identifica a las partes. Deben constar el nombre o denominación social, el NIF y el domicilio del cargador contractual. Para el transportista efectivo se exige el nombre o denominación social y el NIF. No son etiquetas intercambiables: el cargador contractual es quien contrata directamente con el transportista efectivo, mientras que este último es quien realiza materialmente el transporte al amparo de su autorización.

También deben figurar el lugar de origen y el lugar de destino del envío. En una integración, estos valores no deberían deducirse de un nombre comercial ambiguo. Es preferible acordar qué dirección operativa representa cada punto, qué campo del ERP o TMS la aporta y qué persona resuelve una expedición con varios centros, recogidas o entregas.

• Cargador contractual: nombre o razón social, NIF y domicilio.
• Transportista efectivo: nombre o razón social y NIF.
• Envío: lugar de origen y lugar de destino claramente identificados.

Mercancía, fecha, autorización y vehículos

El documento debe describir la naturaleza y el peso de la mercancía. Si las circunstancias de carga dificultan determinar el peso exacto, la Orden permite utilizar otra magnitud para determinarlo. Esto no autoriza a dejar el dato vacío: la empresa debe definir qué magnitud usa, de dónde procede y cómo queda expresada de forma comprensible.

Debe indicarse la fecha de realización del transporte. También se identifica la autorización especial de circulación cuando el vehículo deba circular amparado por ella. En cuanto a vehículos, se consigna la matrícula utilizada; si existe un conjunto articulado, se incluyen tanto la tractora como el semirremolque o remolque. Si el vehículo cambia una vez iniciada la operación, la empresa de transportes debe reflejar el cambio en la documentación de control.

Finalmente, cuando lo pidan los sujetos intervinientes, se incorporan sus observaciones, reservas u otras indicaciones útiles. El sistema necesita conservar quién solicitó el texto y qué versión del documento lo contiene; un campo libre sin historial puede dificultar la reconstrucción posterior.

• Naturaleza y peso de la mercancía, u otra magnitud adecuada cuando el peso exacto sea difícil de determinar.
• Fecha del transporte e identificación de la autorización especial cuando proceda.
• Matrícula de la tractora y, en conjuntos articulados, también la del remolque o semirremolque.
• Observaciones o reservas solicitadas por las partes.

Quién responde cuando falta un dato o es inexacto

La modificación introducida por la Orden TRM/282/2026 distribuye la responsabilidad sobre la exactitud. El cargador contractual responde de los datos relativos a cargador, transportista, origen, destino, naturaleza y peso, además de las indicaciones que incluya a petición propia. El transportista efectivo responde de la autorización especial, la fecha, las matrículas y las indicaciones que incorpore.

Esta distribución ayuda a diseñar validaciones y permisos, pero no elimina la obligación de formalizar el documento. Cargador contractual y transportista efectivo están obligados a documentar el envío. En la práctica, un flujo fiable asigna un propietario a cada dato, bloquea la generación cuando falta un campo esencial y muestra la incidencia a la persona que puede corregirla.

• No uses el usuario que pulsa el botón como único criterio de responsabilidad.
• Registra el origen del dato, la validación y cualquier corrección posterior.
• Escala los casos dudosos a la persona responsable antes de la salida.

De los campos estructurados al PDF y al QR

La Resolución de 5 de junio de 2026 exige que la aplicación contemple, como mínimo, los datos del artículo 6 y los transforme en un fichero electrónico cuando sean conocidos y siempre antes del inicio efectivo del servicio. La aplicación debe registrar la fecha y hora de creación y también la de una modificación.

El resultado debe ser un PDF de hasta 5 MB generado de forma nativa a partir de datos estructurados. Un escaneo o una imagen digitalizada de un papel no cumplen esa característica. El PDF incorpora un QR con la dirección web única y específica del documento. La URL utiliza HTTPS y, durante el servicio, debe permitir a las personas habilitadas la descarga directa del PDF sin pedir credenciales, pulsar botones ni completar pasos manuales.

Los campos obligatorios y los requisitos técnicos son controles distintos. Un PDF puede abrir correctamente y seguir incompleto; también puede contener todos los datos y fallar porque su QR apunta a una pantalla privada. La prueba debe revisar ambas capas con una expedición representativa antes de extender la implantación.

• Valida todos los datos antes de generar el documento.
• Comprueba PDF nativo, tamaño, metadatos de creación y QR.
• Abre el QR desde un móvil sin sesión y confirma que descarga el PDF correcto.
• Conserva el fichero y su historial durante el plazo aplicable.

Una lista de control para la primera expedición

Selecciona un envío anonimizado que incluya los casos habituales: cargador contractual, transportista efectivo, origen, destino, mercancía, fecha y conjunto de vehículos. Añade una autorización u observación solo si corresponde. Para cada campo, anota sistema de origen, formato, responsable y regla de error. Después genera el PDF, escanea el QR con el dispositivo que usará el conductor y recupera el documento desde el repositorio.

Si el ERP, TMS o WMS contiene módulos propios, campos modificados o apartados sin una interfaz compatible, la conexión estándar puede no cubrirlos. En ese caso se necesita revisar ejemplos y documentación técnica y cotizar la adaptación. La demo de DecaGestion permite recorrer el flujo, pero no certifica por sí sola la conformidad de una operación ni sustituye el asesoramiento jurídico.

• Mapa de campos y responsables aprobado por tráfico y administración.
• Errores visibles antes de la salida y procedimiento de corrección definido.
• PDF, QR, móvil, modificación y recuperación probados de principio a fin.