Conservar y restaurar documentos DeCA con trazabilidad

Empieza por el plazo y por los sujetos obligados

La Resolución de 5 de junio de 2026 establece que cargadores contractuales y transportistas efectivos deben conservar durante al menos un año los ficheros electrónicos generados. Pueden mantenerlos en el repositorio usado durante el transporte o en otro habilitado para conservarlos. Si una de las partes generó los ficheros, basta con que la otra pueda descargarlos durante ese año. El artículo 9 de la Orden FOM/2861/2012 sigue siendo la referencia general de la obligación de conservación.

El mínimo de un año no decide por sí solo cuánto debe guardar cada empresa toda su documentación relacionada. Un contrato, una reclamación, un expediente, otra norma sectorial o la política de protección de datos pueden justificar plazos diferentes para piezas distintas. Conviene definir una matriz de conservación por tipo documental y revisar el caso con asesoramiento cuando el DeCA se use también con finalidad contractual o incluya datos sometidos a otra obligación.

Identifica quién actúa como cargador contractual y quién como transportista efectivo.
Asegura que ambas partes conservan el PDF o pueden descargarlo durante al menos un año.
Registra fecha de inicio y final del plazo aplicado a cada documento.
Documenta cualquier plazo adicional y su fundamento sin conservar datos indefinidamente.

No confundas la URL de carretera con el archivo de conservación

Durante el servicio, cada DeCA debe tener una URL única bajo HTTPS que permita la descarga directa del PDF sin credenciales, botones ni pasos manuales. La misma resolución permite desactivar esa descarga cuando hayan transcurrido siete días naturales desde la finalización del servicio. Ese posible cierre del enlace público no elimina la obligación de conservar el fichero durante al menos un año.

Diseña por separado el acceso temporal de inspección y el archivo interno. El primero debe funcionar en carretera durante el periodo exigido y limitar la exposición después. El segundo necesita permisos, búsqueda, exportación y recuperación para personal autorizado. Si ambos dependen del mismo enlace y este caduca, la empresa puede creer que conserva el DeCA cuando en realidad solo conserva una referencia que ya no descarga nada.

URL operativa: acceso directo al PDF durante el servicio y vigencia mínima aplicable.
Archivo interno: copia recuperable durante el plazo de conservación.
Índice: relación entre expedición, versión, PDF, fecha y responsable.
Prueba de salida: descarga o exportación que no dependa de mantener un enlace público.

Conserva el PDF nativo, sus versiones y los metadatos necesarios

El objeto regulado es un PDF nativo digital de hasta 5 MB, generado desde datos estructurados y con fecha y hora de creación y modificación en sus metadatos. El PDF incorpora el QR con su URL. Guardar únicamente una captura, el QR o las filas del ERP no sustituye el fichero electrónico que debe poder presentarse y leerse.

Cuando se corrige el documento, la trazabilidad también forma parte del diseño. Si se modifica el PDF existente, deben mantenerse los datos anteriores e indicar que dejaron de ser válidos, además del motivo del cambio. Si se genera un PDF nuevo, hay una URL y un QR nuevos y debe conservarse el original. El inventario debe enlazar cada versión con la expedición sin sobrescribir silenciosamente la anterior.

PDF nativo y legible, no una imagen escaneada del papel.
Fecha y hora de creación y, cuando proceda, de modificación.
Versión original, versión vigente y motivo de cada cambio.
Referencia estable a la expedición sin incluir secretos en nombres de archivo.

Distingue archivo, réplica y copia de seguridad

Un repositorio sincronizado mejora disponibilidad, pero una eliminación o corrupción puede propagarse a todas sus réplicas. Una copia de seguridad mantiene puntos recuperables separados del sistema activo. El archivo aplica reglas de conservación y acceso a documentos cerrados. Las tres capas pueden convivir, pero resuelven riesgos diferentes y deben quedar descritas en el procedimiento.

INCIBE presenta la estrategia 3-2-1 como buena práctica: el original y dos copias, en dos tipos de soporte, con una copia fuera de la organización. No es una cifra impuesta específicamente al DeCA por la resolución, por lo que debe explicarse como criterio de continuidad. La separación también debe alcanzar cuentas y credenciales: una copia accesible con la misma cuenta comprometida que producción puede desaparecer en el mismo incidente.

Archivo para conservar y localizar documentos cerrados.
Réplica para mantener servicio ante un fallo puntual.
Backup versionado para volver a un estado anterior.
Copia externa o aislada con acceso y ciclo de vida controlados.

Cifra las copias y protege las claves por separado

Los respaldos pueden contener identificadores fiscales, matrículas, rutas y datos de contacto. INCIBE recomienda cifrar la información sensible almacenada en copias. El cifrado debe cubrir los ficheros y, cuando se respalden, los índices o bases que permiten encontrarlos. También necesita control de acceso, registro de operaciones y un procedimiento de recuperación de claves.

Guardar la clave dentro del mismo paquete cifrado no aporta una separación útil. Mantén las claves o credenciales de recuperación en un sistema distinto, limita quién puede utilizarlas y prueba que una persona autorizada puede recuperarlas si el responsable habitual no está disponible. Rotar una clave exige comprobar que las copias históricas siguen siendo descifrables durante su plazo o que se han migrado de forma controlada.

Cifrado en tránsito y en almacenamiento para repositorios y copias.
Claves separadas del backup, con acceso mínimo y sustitución documentada.
Inventario de quién puede exportar, borrar y restaurar.
Registro de accesos sin copiar el contenido sensible en los logs.

Prueba la restauración en un entorno aislado

Una tarea que termina con el mensaje copia completada no demuestra recuperación. INCIBE indica que deben programarse pruebas periódicas de restauración y documentarse los procedimientos. Restaura en un destino aislado para no sobrescribir producción, selecciona documentos y fechas diferentes y verifica tanto el PDF como el índice que permite localizarlo.

La prueba debe responder preguntas concretas: cuánto dato podría perderse, cuánto tardaría la recuperación, quién decide el punto de restauración y qué dependencias hacen falta. No existe un objetivo universal para todas las empresas. Define objetivos de pérdida y tiempo según volumen, criticidad y recursos, mídelo durante el ejercicio y registra cualquier desviación sin convertir una prueba parcial en garantía de continuidad completa.

Restaura una copia completa y los incrementos necesarios en un entorno vacío.
Comprueba apertura del PDF, metadatos, versión y relación con la expedición.
Compara una huella criptográfica cuando exista una referencia fiable.
Anota duración, errores, dependencias y acciones antes de la siguiente prueba.

Ensaya la caída del proveedor y la salida del servicio

La continuidad no termina al restaurar un disco. Simula que el repositorio habitual no responde y confirma que el equipo puede localizar el procedimiento, recuperar documentos y ofrecerlos a quien esté autorizado. Durante una inspección en carretera siguen mandando las reglas de descarga directa y acceso del DeCA; una copia interna no arregla por sí sola una URL operativa caída.

Revisa también la salida del proveedor. El contrato y la configuración deben permitir exportar PDFs, versiones, metadatos e índices en un formato utilizable, confirmar la integridad del lote y acordar qué se elimina después. Si una integración con ERP o TMS depende de desarrollos propios, hay que probar su reconstrucción y cotizar ese alcance; una exportación genérica no garantiza que reproduzca una personalización.

Contacto, responsabilidades y orden de actuación durante la incidencia.
Exportación masiva verificable antes de cancelar un servicio.
Dependencias de DNS, claves, almacenamiento, ERP y personal documentadas.
Borrado posterior sujeto al plazo legal, contratos y evidencia acordada.

Usa una aceptación breve antes de dar el sistema por preparado

Antes de usar datos reales, toma una muestra que incluya un documento original, uno rectificado y uno próximo al final de su conservación. Comprueba que se localizan por expedición, que el PDF abre, que las fechas y versiones coinciden y que la exportación se puede restaurar con credenciales distintas de las del servicio activo. Repite el ejercicio después de cambios relevantes de proveedor, formato, claves o integración.

Esta revisión no certifica por sí sola el cumplimiento ni sustituye un plan de continuidad completo. DecaGestion puede ayudar a ordenar PDF, QR, versiones y exportación, pero la política final depende de los roles, sistemas, contratos y obligaciones de cada empresa. La demo tampoco demuestra copias externas ni recuperación productiva: esas funciones deben formar parte del alcance de implantación y de una prueba aceptada por el cliente.

Plazo y responsables aprobados para cada tipo de documento.
Enlace de carretera y archivo interno evaluados por separado.
Backup cifrado, aislado y restaurado con evidencia reciente.
Salida del proveedor y personal de sustitución incluidos en el procedimiento.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo hay que conservar un DeCA?

La Resolución de 5 de junio de 2026 exige conservar los ficheros electrónicos generados durante al menos un año. Otros usos contractuales, expedientes o normas pueden justificar plazos adicionales que deben revisarse para cada caso.

¿Puede caducar la URL si debo guardar el PDF un año?

Sí. La descarga de la URL puede desactivarse transcurridos siete días naturales desde el final del servicio, pero el PDF debe seguir conservado durante al menos un año. Por eso conviene separar enlace operativo y archivo interno.

¿Una réplica en la nube cuenta como copia de seguridad?

No necesariamente. Si reproduce de inmediato un borrado o una corrupción, mantiene disponibilidad pero no un punto recuperable anterior. La copia debe estar versionada, separada y sometida a una prueba de restauración.

¿Cómo sé si el backup funciona?

Restáuralo periódicamente en un entorno aislado y comprueba PDF, versiones, metadatos, índices, permisos y tiempos. El aviso de copia completada no demuestra que el conjunto pueda recuperarse.

Fuentes oficiales y técnicas

Fuentes consultadas o verificadas el 24 de septiembre de 2026. Verifica siempre la versión consolidada y su aplicación a tu caso.