DeCA en devoluciones: documentar el viaje de retorno

Empieza por saber qué ocurrió en la entrega

La Ley 15/2009 regula los impedimentos a la entrega: si el destinatario no está, no se hace cargo de la mercancía en las condiciones pactadas, no descarga cuando le corresponde o rehúsa firmar, el porteador debe comunicarlo al cargador lo antes posible y esperar instrucciones. También contempla que quien tiene derecho de disposición ordene devolver la mercancía a origen o entregarla en otro lugar. Esa instrucción forma parte del análisis del contrato; no debe improvisarse un nuevo destino en el DeCA antes de que operaciones confirme quién la dio y cuándo.

Una devolución comercial posterior es distinta: el destinatario ya recibió la mercancía y después se organiza una nueva recogida. La nueva orden puede tener otro cargador contractual, otro transportista, otra fecha y un origen que era el destino de la primera expedición. Copiar el PDF inicial e intercambiar dos direcciones no acredita que los demás datos sigan siendo correctos. Guarda una referencia entre expedición original y retorno, pero trata cada movimiento según lo que efectivamente ocurrió.

Entrega impedida con mercancía aún bajo custodia del porteador.
Entrega completada seguida de una recogida posterior.
Instrucción documentada antes de cambiar el destino operativo.

Durante el mismo servicio, actualiza el documento con trazabilidad

Si durante la realización del servicio cambian los datos que deben figurar en el DeCA, la Resolución de 5 de junio de 2026 ofrece dos métodos. Puede modificarse el PDF existente añadiendo los datos nuevos y el motivo, conservando los anteriores claramente marcados como no válidos; en ese caso se mantiene URL y QR. También puede generarse un PDF nuevo completo con URL y QR nuevos, conservando el original. En ambos casos el conductor debe recibir la versión actualizada. Una anotación sobre una impresión antigua no equivale a esta actualización.

Para un retorno por entrega fallida, registra el hecho que originó el cambio, la instrucción recibida y los datos que se alteran: destino, fecha, vehículo, naturaleza o cantidad si procede. No presupongas que toda vuelta cabe como simple rectificación. Si la orden, los sujetos o la operación describen un servicio diferente, revisa la necesidad de documentar ese nuevo envío por separado. El responsable de transporte debe tomar esa decisión según el contrato y la realidad de la carga, no según el botón más cómodo del programa.

Motivo y momento del cambio ligados al expediente.
Versión anterior conservada y versión vigente identificable.
Copia actualizada recibida por el conductor antes de continuar.

En una devolución posterior, vuelve a comprobar todos los campos

El artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 exige identificar al cargador contractual y al transportista efectivo, el origen y destino del envío, la naturaleza y peso de la mercancía, la fecha y la matrícula. Si corresponde una autorización especial de circulación, también debe identificarse. En un retorno, el punto de recogida puede ser el cliente, una tienda o una plataforma; el destino puede ser un almacén o una instalación distinta del origen inicial. Los nombres comerciales o los datos de facturación no sustituyen la identidad de quien contrata directamente con el transportista efectivo.

Comprueba qué cantidad vuelve realmente. Una devolución parcial, una mercancía averiada o un embalaje vacío no deben heredar sin revisión el peso y la descripción de la expedición de ida. Si cambió el transportista o se usa otro vehículo, actualiza sus datos. Antes del inicio efectivo del nuevo servicio, la aplicación debe generar el fichero electrónico cuando los datos sean conocidos y entregar la copia al conductor. El nuevo documento puede enlazar la referencia de la venta o albarán original como dato auxiliar, pero no debe ocultar sus propios datos esenciales.

Origen y destino reales del trayecto de vuelta.
Naturaleza y cantidad que se recogen, incluida devolución parcial.
Cargador, transportista, fecha y matrículas de la operación actual.

No confundas devolución, recogida y agrupación

La Resolución permite agrupar varios servicios en un mismo DeCA de mercancías solo si el cargador contractual y el transportista efectivo son los mismos en todos ellos. Cada envío debe conservar de forma clara su origen, destino, naturaleza y peso, además de cualquier otro dato distinto. Por tanto, una ruta que entrega pedidos por la mañana y recoge devoluciones por la tarde no se convierte automáticamente en un único envío. La secuencia de líneas del documento tampoco acredita por sí sola el orden de la ruta.

Si una devolución se recoge junto con mercancía nueva, identifica ambas cargas sin mezclar sus destinatarios ni sus pesos. Compara los sujetos obligados antes de agrupar. Cuando cambian los roles o no puedes separar bien los datos, documentos distintos reducen ambigüedad; esto es una recomendación operativa, no una prohibición general de agrupar. La decisión debe permitir que conductor e inspección entiendan qué mercancía se transporta en cada tramo.

Distinguir cada envío individual aunque comparta vehículo.
Confirmar que los sujetos coinciden si se pretende agrupar.
No usar una referencia de devolución como sustituto del detalle de la carga.

Prepara una evidencia útil para incidencias y atención al cliente

Un registro operativo puede unir la orden inicial, el aviso de entrega fallida, la instrucción del cargador, el cambio documental y la recepción final. La Ley 15/2009 también prevé reservas por pérdidas o averías en la entrega; esas reservas y sus plazos pertenecen al ámbito contractual y no quedan resueltos por emitir un DeCA. Evita que el estado «devuelto» del ERP cierre automáticamente una incidencia aún pendiente de recepción, examen o aceptación comercial.

Prueba la consulta desde un móvil sin sesión corporativa: el QR del DeCA debe abrir la descarga directa del PDF correspondiente mientras dura el servicio. Si se creó un nuevo fichero, comprueba que el nuevo QR llegó al conductor y que el anterior no se presenta como vigente. Conserva la relación entre documentos para responder a una pregunta concreta —qué se llevó, por qué volvió y quién lo recibió— sin publicar datos personales innecesarios en una URL accesible mediante token.

Cronología de instrucción, cambio, salida y recepción.
Evidencia de versión y de entrega al conductor.
Incidencia comercial separada del estado del DeCA.

Cómo probar el flujo antes de usarlo a diario

Haz un piloto con datos ficticios en tres casos: rechazo de entrega y regreso inmediato, devolución comercial días después y recogida parcial en una ruta con otras entregas. Para cada caso, deja por escrito si se mantiene el servicio o se abre otro, quién dio la instrucción, qué campos cambiaron y qué PDF puede enseñar el conductor. Valida después el QR, la descarga, las fechas, los roles y la trazabilidad entre ida y vuelta. Si el ERP o TMS usa un código de devolución propio, mapea ese código como referencia y verifica que no sobrescribe el origen, el destino ni la cantidad.

DecaGestion puede ayudar a preparar documentos, QR y referencias entre expediciones, pero un flujo de logística inversa a medida requiere revisar los estados y campos del sistema del cliente antes de presupuestar la integración. Esta guía no decide por sí sola si un caso concreto es un nuevo contrato ni sustituye el asesoramiento jurídico ante una controversia de entrega. Para profundizar, consulta las guías de rectificación, de agrupación de envíos y la demo; el responsable operativo debe aprobar el procedimiento final con ejemplos de su actividad.

Tres escenarios probados de principio a fin.
Decisión documentada sobre actualización o nuevo envío.
Revisión de integraciones y excepciones antes de automatizar.

Preguntas frecuentes

¿Una entrega rechazada exige siempre otro DeCA?

No hay una respuesta única basada solo en la palabra rechazo. Hay que comprobar si continúa el mismo servicio con datos modificados o si se organiza otro envío y documentar la situación real.

¿Se puede reutilizar el QR de la ida para el retorno?

Solo si se modifica válidamente el fichero del mismo DeCA manteniendo su URL. Si se genera otro PDF, tendrá una URL y un QR distintos; una devolución posterior debe analizarse como operación propia.

¿Qué datos cambian si la devolución es parcial?

Hay que revisar al menos la naturaleza y el peso de lo que efectivamente viaja, además de origen, destino, fecha, vehículo y sujetos de la operación actual.

¿Puede agruparse el retorno con otras entregas?

La Resolución lo permite bajo condiciones, entre ellas que coincidan cargador contractual y transportista efectivo y que cada envío conserve claramente sus datos individuales.

Fuentes oficiales y técnicas

Fuentes consultadas o verificadas el 8 de octubre de 2026. Verifica siempre la versión consolidada y su aplicación a tu caso.