Qué es el DeCA y por qué cambia en 2026
DeCA es la forma electrónica del documento de control administrativo exigible en determinados transportes públicos de mercancías por carretera. La Orden FOM/2861/2012 regula el documento y la Orden TRM/282/2026 actualiza su marco. La Resolución de 5 de junio de 2026 concreta las características que deben reunir los sistemas y documentos electrónicos.
La obligación debe analizarse según el transporte concreto, sus participantes y las excepciones aplicables. DecaGestion presenta información práctica para preparar la operativa, pero una demo de software no sustituye la revisión jurídica ni acredita por sí sola el cumplimiento.
- Fecha de referencia: 5 de octubre de 2026.
- Ámbito: transportes afectados por la normativa española del documento de control.
- Formato: documento electrónico accesible y conservable, no una simple fotografía del papel.
Datos que conviene ordenar antes de implantarlo
El punto de partida es identificar dónde viven los datos que ya usa la empresa: ERP, TMS, WMS, programa de facturación, báscula o ficheros de intercambio. El objetivo es evitar una segunda introducción manual y mantener una referencia común para oficina, almacén y conductor.
Conviene revisar quién contrata, quién transporta, el origen y destino, la naturaleza y el peso de la mercancía, las fechas, las matrículas y cualquier observación o autorización exigible. La lista final depende del supuesto y de la normativa aplicable.
- Inventario de campos y responsables de cada dato.
- Ejemplos reales anonimizados de exportaciones y documentos.
- Reglas para errores, rectificaciones y nuevas versiones.
PDF, QR, consulta y conservación
El documento debe poder acompañar al transporte y estar disponible cuando proceda. Un QR puede facilitar el acceso al PDF específico, pero debe separarse del panel privado de la empresa. Compartir un enlace completo permite reenviarlo, por lo que deben definirse acceso, vigencia y trazabilidad sin impedir el uso requerido durante una inspección.
La conservación necesita versiones, fecha, actor y motivo de rectificación. También requiere copias de seguridad y una restauración comprobada. Guardar un archivo sin probar que puede recuperarse no completa el plan de continuidad.
- Un documento concreto por expedición y referencia.
- Acceso móvil probado antes de la salida.
- Historial y recuperación comprobables.
Plan de preparación en cuatro pasos
Primero se delimita el alcance normativo y operativo. Después se mapea una expedición real anonimizada desde el sistema de origen hasta el documento. El tercer paso prueba la entrega y consulta. El cuarto define archivo, incidencias, formación y soporte.
Una implantación gradual permite detectar campos ausentes y excepciones antes de que el cambio afecte a todas las salidas. Si el ERP incluye desarrollos propios, módulos modificados o una versión sin interfaces compatibles, la conexión debe revisarse y cotizarse de forma específica.
- Alcance y responsables.
- Piloto con una expedición.
- Prueba en oficina, almacén y móvil.
- Procedimiento de puesta en marcha.
Preguntas frecuentes
¿DeCA y albarán son lo mismo?
No necesariamente. Un albarán puede contener parte de la información, pero debe revisarse si satisface los requisitos del documento de control aplicable.
¿Es suficiente añadir un QR?
No. El QR facilita el acceso; no corrige datos incompletos ni sustituye la conservación, disponibilidad y control de versiones.
¿Hay que cambiar de ERP?
No siempre. Puede conectarse por API, exportación o carpeta, según la versión y las interfaces disponibles.
Fuentes oficiales y técnicas
Fuentes consultadas el 12 de septiembre de 2026. Verifica siempre la versión consolidada y su aplicación a tu caso.