1. ¿Me afecta el DeCA por ser transportista autónomo?
La Orden FOM/2861/2012 se aplica al transporte público de mercancías por carretera y exige un documento por cada envío en que se materialice el contrato. No establece una excepción general por tamaño de empresa, número de vehículos o forma jurídica. Por tanto, un profesional autónomo que realiza materialmente un transporte público puede ser transportista efectivo y quedar entre los sujetos obligados.
Antes de preparar el sistema conviene separar transporte público de transporte privado complementario y comprobar las exenciones del artículo 2. Entre ellas figuran mudanzas, traslado de vehículos accidentados o averiados en vehículos especiales y determinados servicios de paquetería con pocos bultos fácilmente manipulables. Una carta de porte u otro documento ajustado a la normativa puede servir como documento de control si contiene todos los datos esenciales. La aplicación de cada excepción debe revisarse con la operación real, no solo con el nombre comercial del servicio.
- ¿El porte se presta para un tercero dentro de un contrato de transporte público?
- ¿Existe una exención concreta o un documento equivalente que contenga todos los datos exigidos?
- ¿La respuesta está documentada para cada tipo de servicio habitual?
2. ¿Qué papel tengo y quién prepara el documento?
La norma obliga a formalizar el documento tanto al cargador contractual como al transportista efectivo. El primero es quien contrata directamente con el transportista que ejecuta el porte; el segundo es el titular de la autorización con la que se realiza materialmente. Un autónomo subcontratado puede ser transportista efectivo aunque haya una agencia, cooperativa, operador logístico u otro transportista en la cadena.
Que otra empresa genere el fichero no borra la responsabilidad propia. Cargador contractual y transportista efectivo responden de que el documento se formalice y vaya a bordo. La responsabilidad sobre datos inexactos se distribuye: el cargador contractual responde, entre otros, de partes, origen, destino, naturaleza y peso; el transportista efectivo responde de autorización especial, fecha y matrículas. El procedimiento debe indicar quién aporta cada dato, quién lo valida y cómo se resuelve una discrepancia antes de salir.
- ¿Figuro como transportista efectivo, cargador contractual o en ambos papeles?
- ¿Está acordado quién genera el DeCA y quién corrige cada grupo de datos?
3. ¿Qué datos debo comprobar antes de iniciar el servicio?
El documento debe identificar al cargador contractual con nombre o razón social, NIF y domicilio, y al transportista efectivo con nombre o razón social y NIF. También recoge origen y destino, naturaleza y peso de la mercancía, fecha del transporte, matrículas del vehículo tractor y del remolque o semirremolque cuando exista, y la autorización especial de circulación cuando corresponda. Las partes pueden añadir observaciones o reservas útiles.
La aplicación debe transformar los datos conocidos en un PDF antes del inicio efectivo del servicio y registrar la fecha y hora de creación. Para un autónomo, un flujo sencillo puede partir de un formulario o de una exportación del programa de facturación, pero tiene que detener la emisión si falta un dato esencial. Copiar automáticamente una dirección, un peso o una matrícula antigua sin revisión traslada el error al documento. La firma no es obligatoria para la validez administrativa del DeCA, aunque puede ser necesaria si el mismo fichero se usa además con finalidad contractual.
- ¿Tengo todos los datos esenciales antes de mover el vehículo?
- ¿El sistema diferencia los campos obligatorios de las observaciones opcionales?
4. ¿Qué debe llevar el conductor y cómo lo muestra?
El DeCA es un PDF nativo digital, no el escaneo de una hoja ni una imagen convertida. Su tamaño no puede superar 5 MB y debe incluir un QR con la URL única del documento. Esa dirección utiliza HTTPS, debe descargar directamente el PDF durante el servicio y no puede pedir credenciales, autenticación, pulsar botones ni realizar otros pasos manuales para obtenerlo. El enlace puede usar un token o cifrado siempre que no caduque antes de terminar el porte.
El conductor puede llevar el PDF en un dispositivo móvil o una copia en papel que incluya el QR. Conviene probarlo desde un teléfono sin sesión abierta, con datos móviles y fuera de la oficina. El procedimiento también necesita una alternativa si se pierde cobertura, se agota la batería o falla el envío: por ejemplo, una copia local ya descargada o una impresión válida. La alternativa debe mantener el documento legible y accesible, no limitarse a una captura parcial del QR.
- ¿El PDF es nativo, pesa 5 MB o menos e incluye su QR?
- ¿La URL descarga el PDF sin iniciar sesión y existe una alternativa probada sin cobertura?
5. ¿Cómo recibo, rectifico y conservo cada DeCA?
La Orden exige dos ejemplares: uno para el cargador contractual y otro para el transportista efectivo, que debe llevarlo a bordo. En el entorno digital, cada parte puede conservar su propio repositorio; si una de ellas genera el fichero, es suficiente con que la otra pueda descargarlo durante un año. Guardar solo el enlace de un mensaje no demuestra por sí mismo que el PDF seguirá disponible, íntegro y legible durante ese plazo.
Si cambia un dato durante el servicio, la resolución admite modificar el mismo PDF conservando el dato anterior marcado como no válido y explicando el motivo, con la misma URL y QR. También permite crear un PDF completo nuevo con URL y QR nuevos, conservando el original. En ambos casos el conductor debe recibir la versión válida. Una anotación manuscrita sobre una copia impresa no cuenta como rectificación del DeCA.
- ¿Puedo recuperar el PDF, no solo el mensaje, durante al menos un año?
- ¿Las correcciones conservan el historial y llegan al conductor con el QR vigente?
6. ¿Qué prueba mínima hago antes de usarlo en carretera?
Prepara una expedición ficticia sin datos personales reales y recorre el proceso completo. Introduce los datos, genera el PDF, comprueba sus metadatos y tamaño, escanea el QR desde otro teléfono y descarga el documento. Después simula un cambio de matrícula, verifica la versión rectificada y confirma que el original sigue disponible para trazabilidad. Repite la recuperación con la cuenta del transportista y con el acceso que usaría el conductor.
El ensayo debe terminar con una lista de responsables, un canal de soporte y una copia de seguridad recuperable. Si tu ERP, TMS o programa de facturación tiene desarrollos a medida, campos propios o no exporta el historial necesario, la conexión estándar puede no funcionar en todos los apartados. En ese caso hay que revisar el formato y cotizar la adaptación. DecaGestion facilita la preparación y la prueba documental, pero la demo no certifica por sí sola que cada transporte esté jurídicamente conforme.
- ¿He probado creación, consulta, rectificación y recuperación con una expedición ficticia?
- ¿Sé a quién pedir ayuda si falla la integración o el acceso durante un servicio?
Preguntas frecuentes
¿Un autónomo con un solo camión está exento del DeCA?
No existe una exención general por tener un solo vehículo. Hay que comprobar si el transporte es público, el papel del profesional y las exenciones concretas del artículo 2 de la Orden FOM/2861/2012.
¿Puede el cargador enviar el DeCA ya preparado?
Sí, una parte puede generar el fichero, pero cargador contractual y transportista efectivo mantienen sus obligaciones. El transportista debe poder llevarlo a bordo, comprobar sus datos y conservarlo o descargarlo durante el plazo aplicable.
¿Hace falta firmar electrónicamente el DeCA?
La resolución indica que la firma no es obligatoria para la validez del documento administrativo. Puede haber requisitos de firma distintos si el mismo documento también se utiliza con finalidad contractual.
¿Puedo enseñar una foto del documento durante una inspección?
El formato previsto es un PDF nativo digital con QR y URL única. Una foto o un escaneo no sustituye ese fichero. El conductor debe disponer del PDF o de una copia en papel válida que incorpore el QR.
Fuentes oficiales y técnicas
- BOE — Orden FOM/2861/2012 consolidada, artículos 1 a 9
- BOE — Resolución de 5 de junio de 2026 sobre sistemas y DeCA
- BOE — Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible, disposición transitoria octava
Fuentes consultadas o verificadas el 15 de septiembre de 2026. Verifica siempre la versión consolidada y su aplicación a tu caso.