1. Delimita las operaciones afectadas
Antes de elegir software, documenta los tipos de transporte que realiza la empresa y revisa cuáles quedan dentro del ámbito de la normativa. Separa transporte propio, transporte público y situaciones especiales. Esta clasificación debe validarla quien asesore a la empresa en materia jurídica y de transporte.
Registra también quién emite hoy el documento, quién completa cada dato y en qué momento queda disponible para el conductor.
- Tipos de operación y excepciones revisadas.
- Responsable de emisión y de validación.
- Momento límite antes de la salida.
2. Traza el origen de cada dato
Haz una tabla con campo, sistema de origen, formato, responsable y regla de validación. Es habitual que parte de los datos esté en el ERP, otra en el TMS y alguna referencia llegue desde almacén o báscula.
No des por hecho que disponer de una API significa que contiene todos los campos necesarios. Las versiones personalizadas deben probarse con documentación técnica y ejemplos anonimizados.
- ERP, TMS, WMS, báscula y ficheros.
- Campos obligatorios, opcionales y calculados.
- Errores conocidos y procedimiento de corrección.
3. Prueba el recorrido completo
La prueba útil empieza con una expedición y termina cuando el documento puede recuperarse después de la entrega. Incluye creación, revisión, PDF, QR, entrega al conductor, consulta desde móvil, rectificación y archivo.
Realiza la prueba con cobertura limitada y con el teléfono que vaya a usar el equipo. Documenta también qué hacer si no hay conexión o si un canal de mensajería no está disponible.
- PDF legible en ordenador y móvil.
- QR asociado al documento correcto.
- Plan alternativo ante indisponibilidad.
4. Seguridad, personas y continuidad
El panel de gestión debe exigir autenticación y separar organizaciones. Los enlaces documentales necesitan suficiente entropía, control de vigencia y registros útiles. Los secretos de APIs y mensajería deben permanecer en el servidor.
Forma a las personas con casos reales de su trabajo y ensaya la recuperación de una copia. La fecha de una copia no demuestra que pueda restaurarse; hace falta una prueba aislada.
- Roles, sesiones y bajas de usuario.
- Secretos fuera del navegador y del repositorio.
- Backup externo y restauración probada.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo necesita una implantación?
Depende de los sistemas y del alcance. Una exportación estable puede ser más rápida que un ERP modificado sin documentación.
¿Se puede empezar con CSV?
Sí, si el formato, los límites y las validaciones están acordados. Puede ser una fase controlada antes de una API.
¿Qué debe probar el conductor?
La recepción, apertura y descarga del documento desde el dispositivo y la conectividad que utilizará habitualmente.
Fuentes oficiales y técnicas
Fuentes consultadas el 12 de septiembre de 2026. Verifica siempre la versión consolidada y su aplicación a tu caso.