Cómo rectificar un DeCA y conservar el historial

Cuándo una corrección pasa a ser una rectificación del DeCA

El documento electrónico se genera con los datos estructurados conocidos y siempre antes del inicio efectivo del servicio. La aplicación debe registrar la fecha y hora de creación del fichero y también la fecha y hora de una modificación. Si durante el trayecto cambia un dato que forma parte del documento, la corrección debe quedar incorporada mediante uno de los métodos previstos para el DeCA, no únicamente en el ERP, en un mensaje interno o en una hoja de papel.

La causa puede ser operativa, por ejemplo un cambio de vehículo después de iniciar el transporte, una corrección del destino o una actualización de la mercancía. La Orden FOM/2861/2012 indica expresamente que el cambio de vehículo debe hacerse constar en la documentación de control por la empresa transportista. Antes de corregir conviene confirmar cuál es el dato válido, quién responde de él y si la operación sigue dentro del mismo servicio.

Identifica el dato anterior, el dato correcto y el motivo del cambio.
Confirma quién aporta y valida la corrección antes de generar el PDF.
Registra la modificación en el documento que acompañará al transporte.

Método 1: modificar el PDF existente y mantener su URL

El primer método permite añadir la información nueva al fichero electrónico existente. El PDF debe mostrar el motivo del cambio y conservar los datos antiguos, señalando con claridad que ya no son válidos. No basta con sustituir un valor y hacer desaparecer el anterior: la trazabilidad tiene que poder reconstruirse dentro del documento actualizado.

Como se mantiene el mismo PDF, la URL no cambia y el código QR existente continúa siendo válido. Este enfoque evita distribuir un QR distinto, pero exige que el repositorio sirva siempre la versión actual y que el fichero conserve de forma legible el historial anterior. También debe actualizarse el metadato de fecha y hora de modificación.

Mismo fichero, misma URL y mismo QR.
Dato nuevo y motivo visibles en el PDF.
Dato anterior conservado e identificado como no válido.

Método 2: generar un PDF nuevo y conservar el original

El segundo método consiste en generar otro PDF con todos los datos de la operación, no solo con el campo corregido. Al ser un fichero distinto, necesita una URL nueva y, por tanto, un código QR diferente. El fichero original debe conservarse para acreditar la trazabilidad de la modificación.

Este recorrido puede resultar más claro cuando hay varios cambios o cuando el sistema trabaja con versiones inmutables. Requiere controlar la relación entre original y versión posterior para impedir que ambos parezcan vigentes. La interfaz interna debería identificar la versión activa, el motivo, la hora y la persona que autorizó el cambio, aunque esos datos de auditoría adicionales sean una decisión de control y no sustituyan los campos legales del PDF.

Nuevo fichero completo, URL nueva y QR nuevo.
Original conservado y relacionado con la versión posterior.
Estado vigente inequívoco para oficina, conductor e inspección.

Haz llegar la versión válida al conductor

La resolución exige entregar al conductor el PDF modificado o el nuevo PDF. La copia puede llevarse en un dispositivo móvil o en papel, pero debe contener el QR. Si se ha creado un fichero nuevo, enviar solo un aviso de que existe una corrección no actualiza la documentación que viaja a bordo: el conductor necesita la versión y el código correspondientes.

Las anotaciones manuscritas en una copia impresa no cuentan como modificación válida del DeCA. Esta regla obliga a definir un canal operativo para sustituir la copia: aplicación móvil, mensajería autorizada, correo corporativo o impresión en un punto acordado. El canal debe comprobarse con cobertura limitada y con una persona responsable de resolver una entrega fallida.

Entrega la versión rectificada antes de continuar con datos incorrectos.
Evita que el conductor conserve dos copias sin saber cuál está vigente.
Prueba el procedimiento alternativo cuando el canal principal no esté disponible.

Comprueba la URL y el QR después del cambio

La URL del DeCA debe usar HTTPS con TLS 1.2 o superior y su invocación debe producir la descarga directa del PDF durante el servicio. Puede incluir tokens, cifrado o expiración, pero no puede exigir credenciales, autenticación, botones ni otros pasos manuales para descargar el fichero. Además, el enlace no puede caducar antes de que termine el servicio; la opción de descarga puede desactivarse siete días naturales después de su finalización.

Después de cada rectificación hay que escanear el QR desde un dispositivo sin sesión abierta. En el método uno debe recuperar el PDF actualizado desde la misma URL. En el método dos debe abrir la URL nueva, mientras el original queda conservado para trazabilidad y deja de presentarse como versión vigente. La comprobación debe incluir contenido, metadatos, tamaño máximo de 5 MB y legibilidad.

Escanea el QR fuera de la red y sin una cuenta autenticada.
Verifica que la llamada descarga directamente el PDF correcto.
Confirma que el enlace permanece activo durante todo el transporte.

Responsables, conservación y una prueba antes de producción

El cargador contractual y el transportista efectivo responden de no formalizar el documento. La Orden distribuye además la responsabilidad por inexactitud o ausencia de datos: el cargador contractual responde de la identificación de las partes, origen, destino, naturaleza y peso; el transportista efectivo responde de la autorización especial, fecha y matrículas. Esta distribución orienta quién debe aprobar una rectificación, pero ambos sujetos mantienen sus obligaciones documentales.

Los ficheros deben conservarse durante al menos un año, con la información íntegra y legible. Antes de usar el proceso con expediciones reales, prepara un caso anonimizado con un cambio de matrícula y otro de destino. Recorre ambos métodos, comprueba qué versión ve el conductor, escanea cada QR y recupera el original. Si el ERP o TMS tiene módulos modificados o no expone el historial necesario, la integración debe revisarse y cotizarse; la demo de DecaGestion no certifica la conformidad jurídica de una operación.

Define quién puede solicitar, validar y ejecutar cada tipo de corrección.
Conserva originales y versiones durante el plazo aplicable.
Documenta el resultado de la prueba y los fallos del canal de entrega.

Preguntas frecuentes

¿Se puede corregir un DeCA sobrescribiendo el PDF?

Puede modificarse el PDF existente, pero deben añadirse los datos nuevos y el motivo, conservando los anteriores claramente marcados como no válidos. Reemplazar el dato sin historial no sigue el método descrito por la resolución.

¿Cambia el QR cuando se rectifica un DeCA?

No cambia si se modifica el mismo PDF y se mantiene su URL. Si se genera un fichero nuevo, también cambian la URL y el QR, y debe conservarse el fichero original.

¿Basta con avisar al conductor por WhatsApp?

El conductor debe recibir el PDF modificado o el nuevo PDF. Un aviso sin acceso a la versión válida no completa la entrega documental exigida.

¿Sirve una anotación a mano sobre el documento impreso?

No. La resolución indica que las anotaciones manuscritas de una copia impresa no se consideran para modificar el DeCA. Debe utilizarse uno de los dos métodos digitales previstos.

Fuentes oficiales y técnicas

Fuentes consultadas o verificadas el 14 de septiembre de 2026. Verifica siempre la versión consolidada y su aplicación a tu caso.